Notionでマニュアルを作成、管理することで、散らばりがちなマニュアルをひとつにまとめて相互に参照することができます。
また、作成者や担当者のユーザーに紐付けることで、更新や変更を自動で通知できます。
この記事ではNotionでのマニュアルの管理方法をご紹介します。
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マニュアルを作成する
まず、マニュアルの必要な業務についてタスクなどを洗い出し、マニュアルにまとめます。
このとき、見出しを適切に使ってまとめると、目次を自動で作成できます。
目次は「/tableofcontents」を入力することで作成できます。
見出しを追加すると、自動で目次に追加されます。
また、参考資料や動画などがあれば埋め込みやリンクをしましょう。
マニュアルを一覧で管理する
マニュアルが複数ある場合、一覧ページを作ると便利です。
一覧ページにデータベースを作成し、マニュアルを管理しましょう。
このとき、作成者や担当者のユーザーに共有することもできます。
共有は右上の「共有」から招待するユーザーを追加できます。
担当者や作成者の列には名前のタグだけではなく「ユーザー」のプロパティを選択することもできます。
作成したマニュアルを編集できないようにする
複数人でマニュアルを管理する場合、間違って編集しないようにロックをかけておくと安全です。
右上の「…」から「ページをロック」を選択しておくだけでロックがかかります。
こうすることで、ページを間違って編集されてしまうことを防ぐことができます。
マニュアルの内容を他のマニュアルと同期する
マニュアルの中に、他のマニュアルと同じ手順などがある場合、片方を編集したらもう片方も同じになるように同期させることができます。
半角スラッシュコマンドで表示されるブロックの中から「同期ブロック」を選択します。
右上に表示される「コピー」を選択し、他のページに貼り付けると、ふたつのページ間でブロックが同期します。
マニュアルを整理して業務を効率化しよう
マニュアルを見やすく整理することで、誰にでもわかりやすいマニュアルになります。
notionの機能を活用してわかりやすいマニュアルを作成しましょう。
体系的にNotionを学びたい方は書籍もおすすめです。
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